Votre parc d’impression consomme-t-il beaucoup de papier et d’encre ? Une bonne gestion des consommables est capitale pour maîtriser votre budget d’impression et adopter une activité d’impression éco-responsable. La question est : « comment économiser l’encre et le papier ? ». Découvrez 10 conseils de gestion des impressions pour rationaliser l’usage des consommables d’impression.
Conseil n°1 : bien connaître son matériel d’impression
Lorsque vous cherchez à économiser de l’encre et du papier dans un parc d’impression, bien connaître vos équipements est indispensable. Prenez le temps de vous familiariser avec le modèle, les spécificités et les capacités de vos appareils : imprimantes, copieurs, scanners, etc. L’objectif est de comprendre les paramètres d’impression disponibles et leur influence sur la consommation d’encre et de papier. Cela vous permettra de tirer le meilleur parti de ses capacités tout en minimisant le gaspillage. Explorez les paramètres d’impression de chaque modèle (résolution, type de papier et mode d’impression) et ajustez-les à vos besoins.
Conseil n°2 : Optimiser l’utilisation du papier
En 2016, les statistiques de Kodak Alaris démontrent qu’un employé gaspilla en moyenne 1400 feuilles de papier par an. Si votre entreprise vise la réduction des dépenses inutiles, chaque feuille de papier économisée compte. Plusieurs solutions simples et efficaces peuvent aider à ce résultat tel que l’impression recto verso. En imprimant des deux côtés de la feuille, vous réduisez la consommation de papier de moitié sans compromettre la qualité. Autre solution intéressante, l’optimisation de la mise en page des documents imprimés. Réduisez les marges et les espaces entre les lignes pour augmenter la quantité d’informations imprimables sur chaque feuille.
Pour gérer vos consommables, équipez-vous d’un logiciel de gestion de parc d’imprimantes efficace.
Conseil n°3 : Recycler le papier et les cartouches d’encre
La quête d’une économie des consommables s’inscrit parfaitement dans la ligne d’une activité d’impression éco-responsable. En effet, en limitant l’utilisation des ressources telles que le papier et l’encre, votre société réduit son empreinte carbone. Pour aller plus loin dans cette démarche, vous pouvez utiliser du papier recyclé lorsque cela est possible. Vous pouvez aussi mettre en place un système de recyclage pour réutiliser les documents imprimés non essentiels. Concernant l’encre, ne jetez pas les cartouches vides. Certains fabricants proposent des programmes de recyclage avec des remises pour les cartouches recyclées.
Conseils n°4 : Imprimer plusieurs pages par feuille
Dans un souci d’efficacité et d’économie des fournitures, il est recommandé d’utiliser l’option « impression multiple ». Pour rappel, cette fonctionnalité d’impression permet d’imprimer plusieurs pages sur une seule feuille de papier. Cela diminue le nombre de feuilles nécessaires pour un document et contribue à prolonger la durée de vie de vos cartouches d’encre. Autrement dit, cette solution permet de réduire à la fois la consommation de papier et d’encre. Bien sûr, retenez que ce mode d’impression ne convient pas à tous les projets. En effet, ce n’est pas accessible pour l’impression de documents avec des mises en page différentes.
Conseil n°5 : Opter pour des polices et des formats économes
Dans le cadre de la gestion de l’impression, le choix des polices d’écritures possède une incidence sur la consommation d’encre. Certes, pour une feuille de papier imprimé, la différence est minime, voire inexistante, mais sur un volume d’impression mensuel ou annuel, l’économie est significative. Aussi, pour économiser l’encre, privilégiez des polices telles que Ryman Eco, Ecofont, Century Gothic, Calibri Light et Times New Roman. Ces polices offrent une lisibilité optimale tout en utilisant moins d’encre à l’impression. Pour le format, le fichier PDF est considéré comme le meilleur choix, car il est conçu pour être compact et compresser les données.
Conseil n°6 : Privilégier le contenu numérique
L’utilisation et le partage de documents numériques participent grandement à la réduction des impressions excessives et superflues. En effet, nul besoin d’imprimer tel ou tel document lorsqu’il est possible de le partager ou le diffuser par voie électronique. Plusieurs outils ou plateformes en ligne permettent d’utiliser les fichiers numériques dans le cadre d’un travail collaboratif. Parmi les références, il y a Google Workspace, Microsoft Teams et Dropbox Paper. Ces outils sont utilisés aussi bien pour les échanges en interne, entre cadre et employé, que les échanges externes, avec les clients et les paternais.
Conseil n°7 : Prioriser l’impression monochrome
L’impression monochrome ou noir et blanc est à privilégier, lorsque la couleur n’est pas nécessaire. Donner la priorité à ce type d’impression permet de diminuer les coûts d’impression de bien des manières. D’abord, contrairement à l’impression couleur qui utilise plusieurs cartouches à la fois, le monochrome ne requiert qu’une cartouche. Cela permet de réduire les déchets d’encre et les cartouches vides. De plus, le prix d’une cartouche d’encre est moins cher par rapport à ceux des cartouches couleur. En dernier, mais non le moindre, l’encre noire est polyvalente, il convient à l’impression de différents types de document.
Conseil n°8 : Investir dans une imprimante éco-énérgétique
Quand il est question de ressources d’impression, la ressource énergétique est souvent négligée. Pourtant, l’énergie utilisée pour lancer les travaux d’impression possède un coût qui est conséquent sur le long terme. C’est pourquoi, lorsqu’il faut remplacer une de vos imprimantes ou multifonctions, optez pour un modèle moins énergivore. Optez pour une imprimante bureautique avec des fonctionnalités avancées de gestion de l’énergie comme la mise en veille automatique. D’ailleurs, sachez que la plupart des modèles économes en énergie sont également économes en encre, représentant ainsi un bon investissement pour l’entreprise.
Conseil n°9 : Mettre en place un suivi du travail d’impression
Pour identifier les sources des dépenses, il est indispensable de mettre en place un suivi de l’activité d’impression. Vous devez être capable de déterminer le volume d’impression de votre société sur une durée définie : journalier, mensuel ou annuel. Vous devez aussi connaitre la fréquence d’utilisation des imprimantes et répartir les utilisateurs ou les départements qui font des impressions excessives. L’objectif est d’avoir une vue globale et complète de l’activité d’impression pour mettre en place des mesures permettant de faire des économies de papier et d’encre. Pour réaliser un audit régulier du parc d’impression, équipez-vous d’un logiciel spécialisé dans la gestion de l’impression. Pourquoi pas une solution de gestion de l’impression par cloud ?
Conseil n°10 : Éduquer les employés
Toutes ces mesures citées ci-dessous ne servent à rien si les acteurs principaux du parc d’impression ne les mettent pas en pratique. Autrement dit, pour économiser le papier et l’encre dans le parc d’impression, il faut éduquer les utilisateurs à cette finalité. Encouragez les employés à n’imprimer que ce qui est strictement nécessaire en appliquant les paramètres d’impression économes. Organisez des sessions de formation pour apprendre aux utilisateurs les bonnes pratiques d’impression. Ainsi, en éduquant correctement vos collaborateurs, vous favorisez une gestion efficace et responsable des ressources d’impression.