Le déménagement d’entreprise est un événement qui offre certainement des conditions nécessaires à la pérennité de l’activité de l’entité et à son développement. Toutefois, cet événement est souvent complexe, stressant et coûteux. En effet, entre le choix des nouveaux locaux professionnels, le transport des meubles et des biens, l’organisation des espaces de travail et les réactions des collaborateurs et des clients, le déménagement professionnel doit obligatoirement suivre des étapes cruciales.
Découvrez les conseils pratiques à suivre pendant un déménagement d’entreprise en lisant cet article.
Poser les bonnes questions
Avant d’entamer un déménagement d’entreprise, et avant même de commencer la recherche des nouveaux locaux, il est indispensable de s’interroger sur les besoins réels de l’entité afin de pouvoir déterminer la surface nécessaire, l’emplacement et l’aménagement idéal des futurs locaux. Dans ce sens, l’entreprise doit déterminer si elle nécessite une certaine souplesse financière, si elle a besoin d’un espace supplémentaire et si ses nouveaux locaux doivent être à proximité des transports.
Si la raison derrière le déménagement d’entreprise est l’expansion de l’activité et l’intégration de nouveaux salariés, il convient de déterminer une bonne réorganisation des espaces de travail.
Intégrer les collaborateurs
Le déménagement d’entreprise engendre une rupture des habitudes pour l’entreprise elle-même comme pour ses collaborateurs. Ces derniers risquent certainement d’avoir des inquiétudes quant au projet de déménagement et à l’aménagement des futurs espaces de travail.
Pour éviter au mieux les résistances potentielles des collaborateurs, une communication convenable est indispensable. En effet, il est recommandé de les fournir avec toutes les informations nécessaires relatives aux raisons derrière le déménagement, aux nouveaux locaux ainsi qu’à l’aménagement de ces derniers. De même, il est recommandé de demander les avis des collaborateurs quant à la décoration et l’aménagement des espaces communs et des futurs bureaux. Il est également possible d’organiser des visites à ces derniers. De cette manière, les collaborateurs peuvent se projeter dans leur nouvel environnement et se sentiront impliqués dans le projet de déménagement.
Etablir un cahier des charges
Le déménagement d’entreprise doit être basé sur un cahier de charge recensant l’ensemble des étapes liées à ce projet, par exemple la vente du mobilier ou le transfert des abonnements téléphoniques, ainsi que le délai nécessaire pour accomplir chaque étape. Il est notamment possible d’établir un classement chronologique des différentes tâches à effectuer ou un classement thématique. Cela permet à l’entreprise d’avoir une vision plus claire sur la totalité des démarches à suivre et d’assurer le bon déroulement de son déménagement.
Effectuer les formalités de résiliation du bail commercial
L’une des principales étapes à réaliser pendant un déménagement professionnel est la résiliation du bail commercial. En effet, si cette étape n’est pas effectuée correctement, l’entité peut subir des conséquences lourdes. Ainsi, avant même de commencer la recherche des nouveaux locaux, il est essentiel de vérifier les formalités liées à la résiliation du bail.
Généralement, le préavis à respecter est de six mois. L’entreprise est alors dans l’obligation d’envoyer au propriétaire des locaux un courrier recommandé ou un acte d’huissier.
De même, si l’entreprise utilise des espaces de travail partagés ou si elle est en sous-location, elle doit bien vérifier les formalités y liées.
Désigner un responsable de déménagement
Préférablement, un responsable de déménagement doit être désigné durant ce projet. Ce professionnel sera chargé de la coordination des tâches à effectuer et fera les relais avec toutes les personnes incluses. Il est également possible de demander des volontaires dans différents départements pour assister le responsable de déménagement dans ses multiples missions, par exemple l’établissement d’un rétro planning ou les demandes de devis.