Une note de frais constitue un document interne, prêt à remplir par un travailleur ou gérer par un logiciel note de frais, dans laquelle apparaissent les dépenses professionnelles qu’il a engagées dans l’exercice de ses fonctions. C’est à travers ce justificatif que se procèdera la demande de remboursement des frais en question.

Certes, restituer les frais de dépenses professionnelles ne figure pas dans aucune clause du contrat de travail. Mais l’employeur a l’obligation de régler ces frais dans la mesure où l’activité, les ayant entrainés, s’est effectuée dans son intérêt. Et les remboursements en question ne doivent pas être imputés sur la rémunération du travailleur. Quelles sont les différentes sortes de frais professionnels ? Dans quelles conditions sont-ils remboursés ?

Quelles sont les différentes dépenses professionnelles ?

Il existe principalement trois sortes de frais professionnels, gérable dans un logiciel note de frais. Ils doivent obligatoirement faire l’objet d’une note de frais pour être soumis à une demande de remboursement. Il s’agit des frais de déplacement, des frais de logement et les frais de repas.

Les frais de déplacement, comme son nom l’indique, sont les charges de déplacement supportées par le travailleur pour réaliser son activité professionnelle. Cependant, les dépenses de déplacement liées aux trajets domicile-travail ne peuvent pas être soumises à une indemnisation. Si le travailleur se sert de son véhicule personnel, son allocation se calculera en fonction du barème kilométrique, communiqué annuellement par l’administration fiscale. Et par véhicule, on entend par une automobile, un vélomoteur, un scooter ou une moto et doit être remboursé. Figurent parmi les frais de déplacement ouvrant droit à un remboursement sont les titres de transport et d’hébergement, les dépenses de repas liées au déplacement et les frais liés à la participation à des congrès, des séminaires. En effet, il s’agit de tous déplacements à titre professionnel et dans le cadre du travail en dehors de l’entreprise.

Quant aux frais de repas, ils s’agissent des dépenses engagées, quand un travailleur, qu’il soit salarié ou indépendant, doit prendre son repas hors de son domicile. Elles peuvent faire l’objet d’une demande de remboursement si elles sont nécessaires dans l’accomplissement de sa fonction. À noter que pour les repas d’affaires, le travailleur doit indiquer dans sa note de frais tous les renseignements concernant le client avec qui il a pris le repas. À noter que dans la majorité des entreprises, le remboursement des frais de repas se fait de manière forfaitaire.

Concernant les frais de logement, de manière générale, ils sont engagés par le travailleur lorsque l’activité professionnelle ne permettant pas au travailleur de regagner son domicile. Il arrive que le déplacement professionnel de longue distance ne lui permette pas de retourner à son domicile. Il lui faut donc engager des coûts pour son logement, car c’est pour les besoins de son travail. Régulièrement, un frais de logement ouvre droit à un remboursement dès lors que la distance avec le lieu de domicile excède les 50 km et à plus de 1 h 30 du transport en commun.

Quelles sont les conditions de remboursement d’une dépense professionnelle ?

Toutefois, ce ne sont pas toutes les notes de frais qui peuvent être rétribuées au travailleur. Des conditions sont à respecter pour qu’elles soient remboursées. En effet, les notes de frais doivent être engagées si et seulement si elles sont nécessaires pour l’accomplissement de l’activité professionnelle.

Le montant du frais ainsi que sa nature doivent correspondre à une dépense réellement effective et justifiée. Il s’agit de présenter avec la note de frais toutes les factures et autres pièces certifiant les dépenses effectuées. En effet, une dépense professionnelle insuffisamment prouvée n’ouvre pas droit à remboursement. Et finalement, ces charges ne doivent pas être excessives et doivent nécessairement être raisonnables. En effet, bien qu’elles soient engagées pour les besoins de l’activité professionnelle, elles ne doivent pas, pour autant, être abusives.

Des éléments indispensables doivent également figurer dans une note de frais pour qu’elle soit acceptable en remboursement. Quel que soit le type déplacement, il faut en premier lieu indiquer les motifs des coûts engagés. Pour les dépenses de déplacement professionnel, il doit être spécifié dans la note, en plus du motif de déplacement, la distance kilométrique et le trajet ainsi que le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. Pour les dépenses de repas d’affaires, il doit se trouver dans la note de frais le montant de la facture du restaurant, le nom des invités et celui de leur société ainsi que le motif de l’invitation. Quant aux dépenses de logement, il faut insérer dans la note de frais la distance du lieu de la mission par rapport au domicile du travailleur ainsi que le motif du déplacement ayant fait que ce dernier n’a pu retourner à son domicile.

Comment procède-t-on au remboursement des notes de frais ?

Il existe deux principales méthodes avec lesquelles le responsable administratif et financier peut procéder au remboursement d’une note de frais. À noter que dans les deux cas, les indemnisations sont exonérées des cotisations sociales, mais sous certaines conditions et ne dépassant pas un certain seuil. Et à ce sujet, l’URSSAF met un point d’honneur à faire un suivi optimal des notes de frais.

La première méthode consiste à repayer réellement au travailleur les dépenses qu’il a effectuées pour l’exercice de ses fonctions. Il s’agit de la méthode des frais réels. En effet, certaines dépenses ne peuvent être indemnisées que sur la base des dépenses réellement engagées. Mais avec cette méthode, le travailleur doit présenter tous les justificatifs des paiements qu’il a réalisés. C’est là que le logiciel note de frais est indispensable.

Le second procédé est la méthode du forfait. Il consiste à rembourser le travailleur par une allocation forfaitaire. Il n’y a pas besoin de présenter des justificatifs de dépenses. Cependant, la validation du manager et nécessaire. Si le travailleur engage plus de frais que celui du montant forfaitaire, le surplus de dépense ne lui sera pas remboursé.     

Toutefois, il faut bien différencier les dépenses professionnelles et les avantages en nature, et ce même dans un logiciel note de frais. Cependant, au-delà d’une certaine limite, l’administration fiscale peut classer un frais professionnel comme étant un avantage en nature et réinjectera les sommes remboursées dans l’assiette des cotisations sociales.