Que ce soit votre premier ou votre centième, planifier un séminaire réussi est toujours plus facile avec une liste de contrôle pratique.

Pour vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet, suivez ces 16 étapes pour apprendre à organiser un webinaire ou un séminaire. Consultez cette liste de contrôle à tout moment de votre processus de planification pour réduire le stress et vous assurer qu’aucun détail n’est omis.

Commencez la planification de votre séminaire le plus tôt possible

Une fois que vous avez le feu vert pour votre séminaire (au minimum, quatre à six mois avant votre événement), il est temps de commencer les tâches ci-dessous. Plus tôt vous pouvez cocher ces tâches de votre liste de planification, le mieux!

Établissez vos buts et objectifs

Tout d’abord, écrivez le but de votre séminaire. Ensuite, fixez des objectifs pour le nombre de personnes que vous voulez assister en personne ou pour regarder votre flux en direct. Enfin, fixez un objectif de profit clair, qui vous aidera à calculer le montant à facturer aux participants.

Établir un budget approximatif

Fixez le prix des billets en considérant l’objectif de profit. Réfléchir aux dépenses des séminaires ou des webinaires antérieurs vous aidera à évaluer votre événement de façon concurrentielle sans sacrifier les profits. Si vous n’êtes pas sûr de certains détails, vous pouvez remplir des catégories de budget inconnu avec des hypothèses éclairées basées sur une recherche rapide. Cette étape supplémentaire vous assure de créer un budget réaliste afin que vous ne soyez pas pris au dépourvu par les dépenses surprises que votre événement approche.

Sélectionnez une date

Choisissez deux dates : une date optimale et une date de deuxième choix pour la sauvegarde, au cas où.

Décidez du format de votre événement

Déterminez si vous devriez organiser votre événement en ligne ou en personne. Selon votre emplacement et la date cible, les restrictions liées à la COVID-19 pourraient compliquer l’organisation seminaire Tunisie en personne. Un webinaire peut être une alternative pratique qui n’est pas liée aux restrictions de voyage ou d’événement. Lorsque vous apprenez comment créer un webinaire, vous pouvez continuer votre événement même si les restrictions ne vous permettent pas de rassembler les gens. Envisagez un format hybride si vous devez réduire la capacité, mais que vous voulez quand même que votre séminaire atteigne un large public.

Recherche de conférenciers, de lieux et de fournisseurs

Commencez par nommer les conférenciers qui ont participé à des séminaires ou à des webinaires semblables. Faites des recherches sur les conférences et les séminaires précédents pour déterminer vos meilleurs choix. Si vous planifiez un webinaire, n’oubliez pas que votre choix de conférenciers n’est pas lié à l’emplacement, car tout le monde peut diffuser en direct à partir de sa base. Une fois que vous avez ciblé votre meilleur conférencier, communiquez avec lui et confirmez les détails comme la date, sa rémunération et le type et la durée de son discours.

Pour un séminaire en personne, vous devrez magasiner pour trouver des emplacements et des fournisseurs. Prenez les mesures suivantes pour préciser les choses :

Sélectionnez votre emplacement géographique idéal et identifiez les lieux dans la région

Déterminez le nombre de personnes qui participeront à votre séminaire pour établir vos besoins en matière de capacité.

Demandez à chaque établissement s’il offre le WiFi et l’infrastructure dont vous avez besoin.

Renseignez-vous sur les fournisseurs privilégiés de l’endroit de votre choix et, si ce n’est pas le cas, identifiez les fournisseurs locaux sur lesquels vous pouvez compter.

Passez en revue votre contrat et posez des questions avant de signer.

Commencez votre recherche de parrain

Les commanditaires peuvent vous aider à financer votre séminaire ou webinaire, vous permettant de faire plus que si vous deviez tout financer vous-même. Déterminez le type d’activations de parrainage que vous pouvez offrir. Vous pouvez rechercher des commanditaires qui ont collaboré avec des séminaires similaires et des marques qui essaient d’atteindre le même public cible pour obtenir des idées de qui contacter. Dressez une liste de vos meilleurs choix et commencez par une campagne par courriel. Lorsque vous préparez votre présentation, notre cahier d’exercices vous aidera à déterminer le taux du marché de vos forfaits de commandite.